Quelles sont les différences entre Asana et JIRA? Sont-ils si différents pour la gestion des tâches, le traitement des problèmes, le suivi des éléments terminés, etc.?

Contexte

Chez Dialpad, j’ai géré Asana pendant deux ans et l’ai utilisé avec une équipe d’ingénieurs pouvant compter jusqu’à 10 ingénieurs. Plus tard, j’ai transféré la société vers JIRA Software et j’ai géré cet outil pendant une année supplémentaire. À mon poste actuel de PM chez Pocket, je gère nos processus de développement de produits et gère également notre instance JIRA Software.

La meilleure façon de faire des comparaisons entre ces deux produits est d’évaluer leurs mérites dans le cadre d’un environnement de développement logiciel Agile efficace. Dans ma réponse, je fournirai une comparaison de ce que j’ai trouvé être les aspects les plus importants du travail avec les équipes de logiciels Agile et comment JIRA Software se compare à Asana dans chacun de ces aspects. Il est clair pour moi que ces outils de gestion des tâches sont conçus pour des cas d’utilisation très différents. Laissez-moi vous expliquer pourquoi.

Comparaison de la messagerie marketing

Avant d’entrer dans le vif du sujet, je voudrais prendre du recul et parler de quelque chose d’évident qui est souvent négligé lors des comparaisons: le positionnement du produit. Comme je l’ai mentionné plus tôt, JIRA Software et Asana sont conçus à des fins différentes et leur marketing produit en dit long.

Le slogan de JIRA Software est «L’outil de développement logiciel n ° 1 utilisé par les équipes agiles». Cette déclaration montre clairement que le développement de logiciels Agile a été conçu pour JIRA Software. Fait intéressant, Atlassian (les fabricants de JIRA Software) propose également un produit appelé JIRA Core qui, comme ils le décrivent, est un «logiciel de gestion de projet d’entreprise» à usage général. À l’avenir, je ferai référence au logiciel JIRA sous le nom de JIRA.

Le slogan d’Asana est «Asana est le moyen le plus simple pour les équipes de suivre leur travail et d’obtenir des résultats». Cela me dit qu’Asana est un outil de gestion de tâches pour tout le monde, pas spécifiquement pour le développement de logiciels. Vous constaterez que ce sentiment de gestion des tâches à usage général se propage tout au long du produit.

Comparaison des aspects importants du développement logiciel agile

1. Adhésion aux processus standard

Pour travailler au sein d’une équipe efficace, chaque membre doit comprendre un ensemble de procédures opérationnelles standard qui dictent la manière dont le travail doit circuler dans l’organisation. En d’autres termes, des directives pour qui fait quoi, quand. Ne pas avoir une compréhension commune du processus peut sembler un petit ennui, mais s’il n’est pas contrôlé, cela remplira le temps des dirigeants au bord d’un travail chargé et entraînera sans aucun doute des problèmes de production et des cycles de développement lents. Ne pas être sur la même longueur d’onde concernant les processus est l’un des problèmes les plus courants auxquels les équipes sont confrontées.

Pour des opérations quotidiennes fluides et des cycles de déploiement rapides, chaque membre de l’équipe doit savoir comment faire les choses de base, telles que: ouvrir de nouveaux bogues, marquer les choses comme “Ready for QA” et avoir une compréhension commune de la définition de ” Terminé”. La fonctionnalité est-elle «terminée» lorsqu’elle se trouve dans l’environnement de transfert ou lorsqu’elle a été déployée en production? Votre équipe connaît-elle la réponse?

Avec JIRA

Les processus susmentionnés sont intégrés au moteur de flux de travail de JIRA, de sorte que les membres de l’équipe n’ont qu’à ouvrir une tâche JIRA et le reste est pris en charge par le logiciel. Les avantages de cela se manifestent de plusieurs façons. Voici les plus courants que j’ai vus:

  • Terminologie: JIRA utilise la terminologie Agile prête à l’emploi (vous pouvez même la personnaliser plus tard). Contrairement à Asana, dans JIRA, vous n’avez pas à baliser, à préfixer ou à placer une tâche dans une section pour dire aux gens de quel type de tâche il s’agit. Il existe un champ distinct pour le type de problème. De plus, les types de problèmes sont accompagnés d’une icône qui facilite l’identification des éléments dans de longues listes. Cela dit, la bonne chose est que vous n’aurez probablement jamais à consulter de longues listes de toute façon, mais je vais en discuter dans la section Visibilité et récupération ci-dessous.
  • Workflows: JIRA permet à votre équipe de définir ses propres workflows, ce qui signifie que les tâches peuvent passer par des statuts personnalisés (par exemple, à faire, en cours, prêts pour le contrôle qualité, etc.) lors de l’exécution. Vous pouvez également avoir des états et des conditions de transition qui indiquent aux utilisateurs ce qu’il faut faire après que les tâches passent d’un statut à un autre. Un exemple de transition serait d’attribuer automatiquement des tâches sous le statut «Prêt pour l’assurance qualité» au responsable de l’assurance qualité et de rappeler à celui qui l’a déplacé vers «Prêt pour l’assurance qualité» d’inclure des critères d’acceptation. Ces flux de travail peuvent être aussi stricts ou détendus que vous le souhaitez. Pour avoir un aperçu de la façon dont cela fonctionne, voici un aperçu de la façon dont vous pouvez créer des flux de travail personnalisés.
  • Champs: vous pouvez configurer des champs personnalisés dans la tâche pour répondre aux besoins de votre équipe. Ces champs peuvent même changer en fonction du type de tâche. Pour les bogues, avez-vous besoin d’une description de la façon de reproduire le problème? Si tel est le cas, vous pouvez faire apparaître un champ spécifiquement pour les bogues, afin que les utilisateurs n’oublient pas d’inclure ces informations lorsqu’ils signalent un bogue.

Avec Asana

Lorsque j’utilisais Asana, la forme libre, la nature générale des informations capturées dans les tâches et les listes trop simplistes dans lesquelles elles pouvaient être enfouies m’ont donné l’impression que nous proposions toujours des hacks pour configurer les flux de travail et les vues. Par exemple, parce qu’Asana n’a pas de moteur de workflow, notre équipe devrait s’appuyer sur le marquage de tâches ou le placement de tâches dans différentes sections de la liste pour représenter l’état du travail. Même si cela est réalisable et facile à comprendre si vous êtes une petite équipe, cela devient rapidement incontrôlable une fois que votre équipe et vos processus se développent.

Une autre gêne courante consiste à définir ce qu’est une tâche (par exemple, un bug, une histoire ou une épopée / projet). Asana n’a pas de champ explicite pour le type de tâche, vous devez donc décider vous-même si vous souhaitez utiliser des balises, diviser votre liste de tâches en sections ou préfixer votre tâche avec son type. De plus, les informations sur ce que vous avez décidé de faire ne sont pas intégrées à Asana. Votre équipe doit se rappeler de rester cohérente en examinant des documents distincts ou des tâches existantes qui pourraient déjà être incohérentes.

2. Planification et suivi

Un aspect crucial du travail dans n’importe quelle équipe est l’enregistrement des plans, la vérification de la façon dont vous effectuez le suivi par rapport à votre plan et la mise à jour des éléments de travail au fur et à mesure de votre progression.

Avec JIRA

À un niveau élevé, la décomposition d’un plan consiste généralement à créer des tâches, à les hiérarchiser, à fournir des estimations de travail (facultatif) et à les associer à un projet, un sprint et / ou une version. Sprint et Release sont des entités détentrices de tâches qui fonctionnent exactement comme les noms l’impliquent – ce sont des regroupements d’éléments de travail qui peuvent être démarrés et terminés. Vous pouvez facilement faire glisser des tâches du backlog vers Sprints depuis la vue Backlog.

En regroupant ces tâches dans des sprints ou des versions, les équipes peuvent voir un résumé de l’état de leur travail dans l’onglet Rapport. Et oui, les tableaux de répartition sont prêts à l’emploi 🙂 Cela est particulièrement utile si votre équipe planifie la capacité et attribue des points ou des heures aux tâches. Ne pas avoir une entité Sprint seule pourrait être un facteur de rupture pour de nombreuses équipes Agile, et JIRA excelle ici.

Les tâches peuvent être divisées en types. Hors de la boîte, vous pouvez créer les éléments suivants: initiatives, épopées, tâches, histoires et bogues. Vous pouvez également personnaliser les types. Vous pouvez entrer des informations dans les tâches d’une multitude de façons, ajouter des relations à d’autres tâches, capturer ainsi véritablement toutes les informations pertinentes pour votre travail. Mieux encore, chaque champ est consultable (j’y reviendrai dans la section Visibilité et récupération).

Avec Asana

Pour enregistrer votre plan dans Asana, vous pouvez créer des tâches, les ajouter à un projet, étiqueter les tâches, les allouer à une section du projet, puis les hiérarchiser. Encore une fois, une grande liste. Bien que cela soit très facile à comprendre conceptuellement, cela complique la visualisation de l’état global de votre sprint ou de votre projet. Il semble que Asana propose une vue de calendrier basée sur la date d’échéance de la tâche, mais personnellement, je n’ai pas trouvé cette vue utile.

La fonctionnalité des champs personnalisés n’était pas disponible lorsque j’utilisais Asana, mais il semble que vous pouvez maintenant utiliser des champs personnalisés pour votre processus d’estimation (voir «Costing» dans ce guide). Bien que cela semble être un moyen léger d’estimer le travail, je doute sérieusement qu’il puisse atteindre le niveau de fonctionnalité de JIRA.

3. Visibilité et récupération

Être capable de rechercher et de visualiser facilement du travail est l’une de ces choses qui peuvent facilement passer sous le radar lors de l’évaluation d’un produit. Mais cela a le potentiel de devenir un gros problème car vous investissez du temps et des efforts dans la mise en place de processus d’équipe et la migration de tout votre travail. Une fois que vous êtes tous dedans, le moindre inconvénient dans les processus de récupération courants peut faire boule de neige en un gros problème de convivialité pour votre équipe. D’après mon expérience, si votre équipe ne trouve pas facilement son travail, elle n’utilisera tout simplement pas le produit ou ne dépendra pas de la personne qui gère l’outil.

Avec JIRA

Dans JIRA, vous passerez la majorité de votre temps dans deux vues différentes: la vue Active Sprint et la vue Backlog. La vue Sprint actif place les tâches dans le sprint actif d’un tableau ou sur une présentation de carte. Les tableaux sont incroyablement personnalisables et constituent un moyen puissant de visualiser et de manipuler la transition des tâches. La vue Backlog a une liste de tâches priorisées divisées par sprints et un backlog en bas. Cette vue est parfaite pour planifier et préparer les tâches à venir. Lorsque nous sommes passés d’Asana à JIRA sur Dialpad, Asana ne supportait pas les vues du forum. Cependant, il semble que la fonctionnalité soit désormais disponible.

Dans ces deux vues, vous pouvez configurer des «filtres rapides» personnalisés qui vous permettent de découper et découper les tâches comme vous le souhaitez. Actuellement, j’ai un filtre rapide mis en place pour chaque membre de l’équipe, ainsi qu’un pour chaque équipe de projet.

En tant que PM, je recherche quotidiennement des tâches. Si je ne me souviens pas du nom d’une tâche, le langage de requête personnalisé (JQL) de JIRA facilite le processus de recherche d’une tâche. Vous pouvez créer et enregistrer des requêtes pour visualiser les tâches de toutes les manières imaginables. Par exemple, vous pouvez créer une requête pour les bogues de l’équipe iOS qui ont été reportés des deux derniers sprints, ou une requête pour les tâches dans une épopée particulière, qui sont attribuées aux concepteurs, ventilées par sprint. Le ciel est la limite. Vous pouvez également créer vos propres tableaux de bord avec ces requêtes personnalisées. J’ai trouvé cette fonctionnalité utile pour signaler l’état à la direction, ainsi que pour suivre les progrès généraux. De plus, vous pouvez enregistrer ces vues pour un accès facile et les partager avec votre équipe.

Avec Asana

Contrairement à JIRA, où vous pouvez basculer entre un tableau et une liste pour les tâches du même projet, Asana vous lancera sur un tableau ou une liste, selon ce que vous avez sélectionné lors de la création du projet. Dans la liste, vous pourrez configurer des sections (en-têtes) pour diviser davantage les tâches.

Asana offre une capacité légère de filtrer les tâches de manière courante, par exemple par cessionnaire ou date d’échéance. Un problème que j’ai rencontré avec Asana a été de devoir trier de longues listes de tâches dans un projet pour trouver ce que vous recherchez. Par exemple, vous ne pouvez pas facilement visualiser les tâches affectées à une seule personne dans un projet. Ce que vous obtiendrez à la place est une vue montrant les tâches de chaque cessionnaire. Je pense que vous pouvez le faire avec la recherche avancée, mais c’est un peu plus lourd. Si vous avez plus que quelques membres de l’équipe, cette vue commencera à devenir indisciplinée. Cela peut sembler une nuance, mais la friction et la frustration s’additionnent. Au fur et à mesure que notre équipe et nos projets grandissaient, j’ai rapidement constaté que les filtres par défaut n’étaient pas assez puissants.

En résumé

Bien qu’il y ait beaucoup de petites différences entre les deux produits, j’ai couvert ce que je pense être les plus importants et ce qui m’a finalement amené à m’installer avec JIRA. JIRA est spécialement conçu pour le développement de logiciels et offre de meilleures façons de faire les choses qui comptent: la maintenance de vos processus, la planification et la visualisation du travail. Si vous recherchez une solution de gestion des tâches légère pour les petites équipes non logicielles, je vous recommande de jeter un œil sérieux à Asana. Si vous êtes une équipe logicielle, gardez à l’esprit que cela pourrait vous coûter à long terme lorsque votre équipe commencera à grandir. Pour plus de lecture, je recommande de jeter un œil à la page «Logiciel JIRA vs Asana» d’Atlassian pour une comparaison des fonctionnalités une à une.

Un autre point important que je n’ai pas vu dans d’autres réponses est le coût associé au changement. Là où Asana est probablement le logiciel le plus facile et le plus simple pour tout le monde, il pourrait finir par être plus cher à long terme. Vous devez également prendre en compte le temps passé à gérer les workflows piratés / non intuitifs et le coût du déplacement de votre équipe vers un nouvel outil plus robuste lorsque votre équipe se développe. Cela pourrait prendre des mois aux équipes pour adopter un nouvel outil, et vous ne voulez pas traverser ce cauchemar deux fois!

Je suis d’accord avec quelques-unes des réponses ici qui résument Asana comme un outil de gestion des tâches léger avec une entrée de tâches sans friction, et JIRA comme une solution plus robuste qui peut parfois imposer une structure, mais a l’avantage de la normalisation, de la planification et de la récupération. Je tiens à noter que la structure est une partie facultative de JIRA. Il est courant de voir des équipes appliquer des processus trop complexes simplement parce que les options sont là, pas parce qu’elles ont besoin d’un processus complexe. Je pense que la beauté de JIRA est que l’option est là quand vous en avez besoin et c’est à vous de décider si vous voulez rendre les choses complexes ou non.

En termes d’administration de JIRA (je n’ai utilisé que la version Cloud), j’ai trouvé que c’était plus complexe qu’Asana, mais rien que vous ne pouvez apprendre en quelques heures. Dans tous les cas, j’ai été l’administrateur principal de notre outil en tant que PM à temps plein. J’ai entendu parler de milliers d’entreprises qui ont besoin d’un administrateur JIRA dédié, mais cela montre à quel point la solution peut évoluer.

J’espère que cela pourra aider!

Chez Zynga, j’ai utilisé la version d’entreprise sur site de JIRA avec divers addons et personnalisations lors de l’exécution d’une équipe de 50 ingénieurs tout en travaillant sur Cityville. L’installation plus grande a été partagée avec des centaines d’autres ingénieurs et même dans le cadre de notre propre projet, plus de 100 personnes au total utilisaient JIRA dans des rôles tels que l’assurance qualité, la gestion de projet, la gestion de produits, l’art et la production.

Dans mon travail actuel, moi et mon co-fondateur utilisons Asana pour le suivi des bogues pour une équipe de deux personnes. 95% de notre cas d’utilisation est le suivi des bogues, et les 5% restants suivent les tâches non techniques.

Certaines de mes analyses ne seront pas une comparaison de pommes à pommes en raison de la grande différence de contexte, bien que j’essaierai de me concentrer sur les différences les plus notables.

Ce que j’aime chez Asana:

Asana facilite la saisie de tâches avec une structure minimale

Il est incroyablement facile de commencer à utiliser Asana. C’était notre première raison de choisir Asana, et nous l’aimons toujours pour cette raison.

Asana est basé sur Freemium SaaS

Nous n’étions pas tenus de remettre une carte de crédit ou de faire un essai limité dans le temps, et nous avons donc commencé à utiliser Asana. Cela a fonctionné et s’est senti très convivial et nous sommes donc restés avec. Je dirais que la décision a été en partie motivée par la convivialité et en partie par la paresse de remplir un écran de paiement ou en soulignant que les données que nous entrons seraient perdues lors d’un essai.

Étant donné que nous n’étions que deux à l’heure actuelle, nous ne payons pas pour Asana, bien sûr, ce serait une évidence de le payer lorsque nous atteindrons la limite de sièges.

Aucun administrateur informatique ne bogue pour la configuration ou le réglage des performances

Étant basé sur le SaaS, il était évident que Asana s’intègre pleinement avec d’autres services cloud comme Github très facilement. J’aime que mes commits soient liés à des tâches, et contrairement aux entreprises précédentes où c’était une corvée de passer par quelqu’un d’autre dans un autre département pour mettre cela en place. Avec Asana, c’était aussi simple que de remplir un champ de formulaire dans Github.

Vous pouvez configurer Asana à fond.

De plus, avec JIRA, il était courant de voir des e-mails sur la façon dont il y aurait des temps d’arrêt pour le réglage des performances, mais je soupçonne que c’était une combinaison de notre utilisation intensive couplée à notre hébergement sur site.

Je vais donner à JIRA le bénéfice du doute et supposer que leur offre SaaS ne vient pas avec ces verrues (peut-être que oui, mais je dirais que pour les besoins de cette question, ce n’est pas du tout proche de l’endroit où j’ai ressenti la différence) .

Raccourcis clavier:

J’aime les raccourcis clavier en général. Certains raccourcis d’Asana semblent un peu bizarres car ils reposent sur tab, et aucun autre logiciel n’utilise si fortement les combinaisons Tab- , mais je pense que tant que les raccourcis sont là et qu’ils sont utiles, je m’adapterai avec plaisir à eux .

Asana est généralement plus rapide à charger

Je ne suis pas complètement satisfait de la vitesse d’Asana (cela prend quelques secondes par rapport à une sensation “instantanée” comme disons Facebook), mais c’est une nette amélioration par rapport à JIRA.

Une partie de cela pourrait également être une fonction de l’ensemble de données, de l’utilisation et du réglage de l’énorme déploiement JIRA que nous avons eu, mais quelle que soit l’expérience que j’ai eue, il est agréable de ne pas avoir à tourner les pouces.

Intégration e-mail:

Malgré l’application mobile, j’ai trouvé l’intégration de la réponse par e-mail assez bonne.

Liens profonds:

Asana est meilleure dans les liens profonds. C’est idéal pour partager et mettre en signet des liens.

Temps réel:

Vous n’avez pas besoin d’appuyer constamment sur le rechargement pour voir les nouveaux changements entrants.

En général, lorsque vous commencez avec, le produit polonais d’Asana est l’un de ses points forts. Il y a quelques exceptions à cette règle, comme vous ne pouvez pas archiver de sous-tâches et déplacer des sous-tâches d’une tâche à une autre ressemble à un dentiste qui vous arrache les dents, mais pour la plupart, l’équipe Asana a fait un très bon travail sur la convivialité lorsque vous commencez à l’utiliser.

Le plus grand éloge que je puisse donner à Asana est qu’en tant que développeurs de logiciels de collaboration (résolvant un problème très différent bien sûr), nous considérons Asana comme l’un des meilleurs exemples de mise en place de la barre pour la convivialité.

Les choses que j’ai aimé à propos de JIRA:

Au départ, nous étions très satisfaits de notre expérience Asana, et nous avons joyeusement entrepris nos activités de création de tâches. Cependant, après environ un an d’utilisation d’Asana, il y a certaines parties de l’ancienne méthode JIRA que je me suis vraiment retrouvée manquante, en particulier les jours où nous trions et organisons les bogues en vrac.

Les fonctionnalités de JIRA qui me manquent sont:

JIRA vous impose plus de structure, mais dispose de nombreux outils pour rendre cela très précieux plus tard.

La saisie forcée de champs facilite la recherche de choses beaucoup plus tard, en particulier si certaines personnalisations sont appliquées. Nous émulons cela avec des balises mais une partie de celle-ci ne ressemble pas à la saisie d’une requête qui dit “gravité> x et priorité

Les balises partagent un espace de noms, et les champs personnalisés de JIRA étaient beaucoup plus puissants – vous pourriez avoir des champs séparés et obligatoires, être une énumération ou être des nombres dans une plage, etc.

JIRA avait un excellent langage de requête:

JIRA avait un langage de type SQL pour les requêtes, avec une superbe interface utilisateur de saisie semi-automatique qui vous a aidé à apprendre ou à développer des requêtes – il comprenait en fait les types de champs et les invites de saisie semi-automatique étaient sensibles au contexte.

Cela m’a également permis d’écrire des scripts de ligne de commande qui pourraient exécuter une requête arbitraire sans avoir à charger l’interface utilisateur Web JIRA.

JIRA est conçu dès le départ pour le suivi des bogues

Asana est quelque peu libre quant à la façon dont vous configurez les flux de travail, par rapport à JIRA semble être spécialisé pour le suivi des bogues.

Nous avions également configuré des champs personnalisés sur JIRA et ce n’est pas le niveau de personnalisation disponible dans Asana.

Avoir des champs personnalisés forcés est une pente glissante à descendre (devez-vous vraiment entrer 10 champs pour une tâche?), Et cela entre directement en conflit avec la saisie de données à faible friction dans Asana, mais d’un autre côté, je l’ai vu être très utile pour rester au-dessus d’un volume élevé de bugs.

Sommaire:

Lorsque nous finissons par utiliser des balises pour simuler des fonctionnalités trouvées dans un traqueur de bogues, c’est à ce moment-là que je me retrouve le plus à manquer JIRA. L’un des éléments du matériel marketing d’Asana le qualifie de “polyvalent”, mais cela se traduit dans la pratique par “pour des cas d’utilisation bien définis et ciblés, vous devez répéter les étapes pour simuler ce qui est accepté comme fonctionnalité de base”.

De plus, les paradigmes d’interaction avec les utilisateurs qui vous font aimer Asana lorsque vous l’aimez lorsque vous l’utilisez d’abord ont tendance à se briser un peu lorsque vous commencez à l’utiliser pour des tâches avancées.

D’accord, je peux donc utiliser des balises pour marquer un bogue dans un état donné, mais j’ai perdu la fonctionnalité qui permet de parcourir rapidement une liste de bogues et de marquer un bogue comme résolu et vérifié ou résolu mais doit être vérifié ou gagné ‘t fix – le paradigme d’interaction avec l’utilisateur annoncé comme “étant aussi simple que le bloc-notes” et utilisant la barre d’espace pour marquer les tâches comme terminées ne tient plus.

Asana sur leur blog a une courte vidéo et un résumé de la façon de l’utiliser pour le suivi des bogues, mais étant donné que le suivi des bogues est notre cas d’utilisation le plus précieux et le plus critique, cela nous laisse certainement nous demander si nous faisons les choses correctement (je serais heureux d’entrer dans plus d’exemples ici de la façon dont nous avons essayé de suivre le post et pourquoi et comment les suggestions n’ont pas fonctionné pour nous en l’état, mais cela est probablement hors de portée de la question).

À la fin, j’ai vraiment trouvé que cela se résume à ceci:

Voulez-vous la convivialité, la flexibilité et une expérience de gestion des tâches non structurée à moindre frottement ou un comportement de boîtier spécial plus riche au détriment de la structure forcée?

Nos frais généraux de communication et nos besoins en matière de rapports ne sont pas élevés avec une équipe de deux personnes, nous nous en tenons donc à Asana pour sa convivialité. La plupart du temps, il sort de la journée et nous permet de faire notre travail, bien que les jours où nous devons trier et modifier les bogues en masse, il m’arrive de manquer une partie de la puissance de JIRA qui vient avec sa saisie de données plus structurée.